MAIL MERGER

Untuk membuat mail merger, kita harus memiliki sebuah dokumen induk/dokumen utama (bisa berbentuk surat, formulir atau sertifikat dll.)

Cara membuat mail merger adalah sebagai berikut: 

1. Buatlah sebuah file induk (disini kita akan membuat file induk berupa surat undangan),

          dimana Nama,Jabatan dan Alamat undangan akan kita merger dari data yang berbeda.

          Simpan data induk (surat) dengan nama Undangan.docx

.    2. Buatlah sebuah data untuk menyimpan daftar orang yang diundang dalam bentuk tabel (bisa di Ms. 

         Word,Ms. Excel atau Ms. Access) dalam contoh ini akan digunakan file Ms. Word

NAMA	JABATAN	ALAMAT
dr. H. Waluyo, M.M.	Dekan Fak. Kedokteran	Lamongan
H. Sasongko, M.Psi.	Dekan Fakultas Psikologi	Surabaya
DR. H. Hotman, M.M.	Dekan Fakultas Kelautan	Lamongan
Hardjo, M.T., Eng.	Dekan Fakultas Teknik	Gresik

Simpan daftar undang tersebut dengan nama “Data.doxc”

       3. Buka File induk (Undangan.docx)

           Pilih menu Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

 

            5. Muncul jendela untuk mencari file daftar undangan yang sudah kita buat tadi (Data.docx).

          Pilih file  tersebut kemudian OPEN

 

.       6. Letakka kursor dibawah Kepada Yth.

     7. Masukkan field yang ada pada tabel daftar undangan dengan melilih ribbon  

         Insert Merge Field > NAMA

 

Akan muncul

 

     8. Letakkan kursor di bawah <<NAMA>>

 

     9. Ulangi langkah 7 untuk Field JABATAN

Akan muncul

     10. Letakkan Kursor di bawah Di_

     11. Ulangi langkah ke 7 untuk Field ALAMAT

 

Akan muncul

     12. Untuk menampilkan data yang sesuai dengan data undangan, klik Preview Result

13. Untuk mencetak surat dalam jumlah banyak pilih Finish & Merge > Print Documents…

 

14. Muncul jendela, masukkan range data yang akan dicetak > OK

http://lppm.unisda.ac.id/